Top

Artikel 1: Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Opdrachtnemer: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, BlueBox Events, (te noemen BBE) gevestigd te Delft.

  1. Opdrachtgever:
    Degene die met BBE een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de opdrachtgever.
  2. Evenement:
    Het congres, de vergadering, cursus of andere bijeenkomst welke door BBE is georganiseerd.

Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen BBE en Opdrachtgever.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door BBE zijn exclusief omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.

Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst
In de offerte/overeenkomst wordt tenminste het navolgende vastgelegd:

  • naam van Opdrachtgever ;
  • de aanvangs- en de einddatum van de bijeenkomst;
  • omschrijving van de opdracht en de in dat kader door BBE uit te voeren werkzaamheden;
  • de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;
  • de hoogte van een eventuele borgsom;
  • het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
  • eventuele bijzondere voorwaarden;
  • beschrijving van bij derden af te nemen goederen en diensten;
  • termijnen en wijzen van betaling.

 Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen
5.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen BBE en Opdrachtgever zijn vastgelegd.

5.2 Meerwerk en budgetoverschrijding worden Opdrachtgever schriftelijk voorgelegd voor akkoord zodra deze te voorzien zijn.

Artikel 6: Indirecte vertegenwoordiging
Voor zover in het kader van de uitvoering van de opdracht BBE diensten van derden betrekt, zal deze dat steeds doen op naam en voor rekening van Opdrachtgever. Voor het geval BBE in verband met de uitvoering van de overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, vrijwaart Opdrachtgever BBE terzake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie.

Artikel 7: Betaling
7.1 Betaling van de facturen van BBE dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.

7.2 Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de Opdrachtgever in verzuim waarna de Opdrachtgever 1 % rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. De Opdrachtgever is tevens alle buitengerechtelijke kosten en de kosten nodig voor de  invordering verschuldigd.

Opdrachtgever is verschuldigd alle proceskosten en daarmee verbonden kosten voor rechtskundige bijstand te voldoen.

7.4 Door Opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de Opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.

7.5 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is BBE gerechtigd om van Opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de Opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.

Artikel 8: Annulering
8.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door Opdrachtgever dient met aangetekend schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van de aangetekende brief door BBE.

8.2 Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder 8.3 vallende deel van de kosten het navolgende: de annuleringsvoorwaarden die zijn opgenomen in de bevestiging waarbij de hoogte van het bedrag wordt bepaald door de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst, exclusief de kosten uit het derde lid van dit artikel en maanden het aantal maanden voor aanvang van de bijeenkomst is.

8.3 Indien Opdrachtgever een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is de opdrachtgever, indien door BBE voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen van derden worden betrokken dan wel tijdelijk personeel in dienst is genomen -naast het verschuldigde volgend uit 8.2- gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke BBE aan deze derden verschuldigd zal zijn.

8.4 Wanneer Opdrachtgever de overeenkomst annuleert, is Opdrachtgever aan het  BBE naast het hiervoor in de leden 2 en 3 verschuldigde, eveneens annuleringskosten verschuldigd. Deze annuleringskosten bedragen 5% van het overeengekomen bedrag.

Artikel 9: Opschorting en ontbinding
9.1 BBE heeft, indien Opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens BBE, of indien BBE redelijkerwijs mag verwachten dat Opdrachtgever zal tekortschieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens BBE, het recht:

  1. van Opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
  2. de verplichting uit de overeenkomst met Opdrachtgever -zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen BBE en Opdrachtgever – op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;
  3. het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.

9.2 BBE heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien BBE na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens het evenement schade kan worden toegebracht aan eigendommen van BBE of aan personen of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

Artikel 10: Overmacht
10.1 Onder overmacht aan de zijde van het congresorganisatiebureau wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van BBE onafhankelijke omstandigheid – ook al was deze ten tijde van tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien – die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, pandemieën, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van BBE, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door BBE ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is BBE gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.

10.2 Indien BBE bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.

10.3 Opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen.

Artikel 11: Aansprakelijkheid
11.1 BBE zal zich inspannen om Opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.

11.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door derden is BBE niet aansprakelijk voor schade tengevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. In alle gevallen zal de aansprakelijkheid van BBE niet verder gaan dan het op een ander tijdstip opnieuw beschikbaar stellen van apparatuur en benodigd personeel voor het zo mogelijk opnieuw verrichten van de overeengekomen werkzaamheden.

Opdrachtgever dient de derde die naar het oordeel van BBE tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen zelf aan te spreken.

11.3 BBE zal de hem toevertrouwde materialen zoals digitale data, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. BBE sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is Opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.

11.4 Opdrachtgever zal BBE volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor het congresorganisatiebureau, het personeel van BBE of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie Opdrachtgever de overeenkomst met BBE heeft afgesloten.

11.5 Opdrachtgever vrijwaart BBE tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door BBE ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten diensten.

Artikel 12: Informatieverstrekking
Opdrachtgever is gehouden BBE tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

Artikel 13: Technische apparatuur/ondersteuning
BBE kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door derden geleverde audio-visuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties, decorstukken en technische ondersteuning.

Artikel 14: Vergunningen
Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen door Opdrachtgever te worden aangevraagd. Opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunning(en).

Artikel 15: Vertrouwelijkheid
15.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de Opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.

15.2 Adressen welke door BBE en Opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Beide partijen krijgen de beschikking over de adressen van deelnemers en zullen niet gebruikt worden voor andere doeleinden.

Artikel 16: Uitvoeringsrechten
Opdrachtgever draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

 


Artikel 17: Geschillen

17.1 Alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, ook in geval van werkzaamheden in het buitenland, alsmede de daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen van partijen, worden bij uitsluiting beheerst door het Nederlands recht, geldend voor alle Koninkrijksdelen.

17.2 Alle geschillen, waarin deze voorwaarden van toepassing zijn, kunnen uitsluitend ter beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag, tenzij de Kantonrechter bevoegd is van het geschil kennis te nemen. Binnen een maand nadat de opdrachtnemer zich schriftelijk op de bepaling van dit lid heft beroepen, kan de Opdrachtgever alsnog kiezen voor de volgens de wet bevoegde rechter.

Artikel 18: Toepasselijk recht
Op iedere overeenkomst tussen Opdrachtgever en BBE is Nederlands recht van toepassing.

Artikel 19: Bescherming persoonsgegevens
19.1 Wanneer Opdrachtnemer tijdens het uitvoeren van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt, zal Opdrachtnemer de persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en zich houden aan de wettelijke voorschriften die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Opdrachtgever is gehouden aan alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de AVG en de bescherming van persoonsgegevens volledig en stipt na te komen.

19.2 Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de congresdeelnemer’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

19.3 Onder verwerking wordt verstaan: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

19.4 Persoonsgegevens worden door Opdrachtnemer zorgvuldig bewaard en zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van Opdrachtnemer en worden uitsluitend gebruikt voor het doel  van de Overeenkomst. Elke partij zal zich houden aan toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming bij het verwerken van Persoonsgegevens.

19.5 Partijen erkennen dat persoonsgegevens door Opdrachtnemer kunnen worden verwerkt met het oog op of in verband met:
 (i) de evenementen ingevolge de overeenkomst met Opdrachtgever en/of deze algemene voorwaarden;
(ii) toepasselijke vereisten in wet- en regelgeving;
(iii) verzoeken van en mededelingen aan bevoegde autoriteiten;
(iv) administratieve, financiële risicoanalyse en/of klantrelatie doeleinden zoals ook mede is beschreven in de Privacyverklaring.